Accoglienza visitatori: immagine aziendale vs sicurezza
Gestire l’accesso di una persona esterna, spesso sconosciuta, all’interno dei propri ambienti è probabilmente uno degli aspetti più critici della gestione delle procedure di sicurezza aziendali.
Proviamo ad analizzare, dal punto di vista dell’immagine aziendale e da quello della sua sicurezza, come dovrebbe essere gestita l’accoglienza di una persona esterna, che occasionalmente ha necessità di essere ricevuta all’interno di una sede.
Lasciare libero accesso e possibilità di circolazione a persone estranee, esporrebbe l’azienda e tutti i dipendenti che vi lavorano a rischi elevatissimi, soprattutto considerando i recenti fatti di cronaca.
Ecco che il Security Manager, che ha tra i vari compiti quello di garantire la sicurezza sul posto di lavoro, predispone una serie di filtri a tutti i possibili accessi, al fine di regolare e monitorare i flussi in entrata ed in uscita. Si posizionano così dei varchi fisici agli ingressi principali e si introducono dei dispositivi, in grado di identificare la persona che sta approcciando il varco.
La reception riveste, perciò, un ruolo fondamentale: è lì che il visitatore si presenta, si fa riconoscere, consegnando un documento di identità e riceve, quasi sempre, un dispositivo di identificazione (tessera, tag, pin, ecc.) da utilizzare per circolare negli ambienti autorizzati che spesso sono limitati al perimetro più esterno. È necessario, quindi, che la persona riconosciuta non circoli liberamente all’interno degli spazi, e che qualcuno, il visitato, una guardia oppure una hostess, la accompagni dalla reception al punto in cui avverrà la riunione.
Tutto questo, nonostante sia pienamente giustificato dall’esigenza della sicurezza, è dispendioso in termini di tempo e di denaro, poiché si usano procedure statiche, lente e “vecchie”.
Inoltre, tali procedure, sono in totale contrasto con quanto servirebbe per migliorare l’immagine aziendale. L’essere umano tende a costruirsi una opinione su qualcosa di nuovo che approccia, nei primi minuti in cui lo fa; poi è difficile che cambi impressione.
Quindi la reception, che è il biglietto da visita con cui una azienda si presenta ai visitatori, è fondamentale per stabilire un primo contatto positivo.
Code per l’accesso, procedure di accreditamento lunghe, varchi complessi con lettori a volte malfunzionanti, portano un danno all’immagine aziendale, che difficilmente possono essere completamente riparati.
Ecco quindi che si vorrebbero porte aperte e procedure snelle, magari con un tocco di innovazione che facciano trasparire un’immagine aziendale fresca, dinamica, moderna.
Come è facile intuire, i due approcci al problema dell’accoglienza visitatori sono in totale disaccordo.
L’adozione di Openware, il sistema informativo per la gestione della sicurezza, unito all’innovazione tecnologica dei sottosistemi che Openware stesso gestisce, consente di conciliare le esigenze precedentemente esposte, garantendo che le necessità di sicurezza non danneggino l’immagine aziendale ma, al contrario, la rafforzino.
Il modulo Accoglienza Visitatori include numerose funzionalità, come ad esempio la gestione delle prenotazioni delle visite con l’invio automatico al visitatore di una email, contenente un qr-code che potrà essere utilizzato il giorno della visita nella self-reception, per informare il visitato dell’arrivo.
Questi potrà accettare o ritardare la visita. Lo stesso qr-code può essere utilizzato come supporto per l’identificazione, eliminando completamente la gestione dei badge, dando un’immagine aziendale moderna senza sacrificare la sicurezza.
Per incrementare ulteriormente entrambi gli aspetti si possono, infine, integrare sistemi di indoor-navigation, che guidano il visitatore alla sala riunioni passo dopo passo, o di tracking, che verificano in tempo reale che il visitatore non si discosti dal percorso corretto, cercando di accedere ad aree a lui interdette.
di Dario Romagnoli, Marketing Manager, Cogen
