“Decreto Monete”: obblighi, requisiti, costi, procedure e sanzioni

S News incontra Carlo Matarazzo, Vice Presidente ASSIV e componente del GDL trasporto valori,  in relazione al fatto che è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale dell’11 giugno 2015 il Decreto 21-4-2015 che reca “Disposizioni relative al controllo dell’autenticità e dell’idoneità alla circolazione delle monete metalliche in euro”.
L’osservanza del decreto spetta ai “gestori “ e agli “esibitori” del contante, cioè i soggetti tenuti all’attività di autenticazione e trattamento delle  monete metalliche per individuare quelle sospette di falsità e quelle che, per il loro stato di conservazione, non sono idonee  alla circolazione.

Vicepresidente Matarazzo, cosa deve fare chi intende svolgere l’attività di gestore del contante?
Deve comunicare al Centro nazionale di analisi  delle  monete  (C.N.A.C.), presso l’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato, l’inizio di esercizio attività entro 30 giorni dalla data di inizio dell’attività stessa.
I gestori che utilizzano apparecchiature automatiche per il controllo delle monete, dovranno comunicare l’inizio attività utilizzando il modello A, allegato al Decreto, mentre quelli che svolgono l’attività di autenticazione esclusivamente mediante controlli manuali, o che esternalizzano i controlli, dovranno comunicare l’inizio attività utilizzando il modello A1, sempre allegato al Decreto.
La cessazione dall’esercizio dell’attività e la variazione dei dati in precedenza comunicati, andranno comunicate tempestivamente allo stesso Centro.
I controlli, sia manuali che con apparecchi automatici, vanno effettuati da personale qualificato e adeguatamente formato.

Quali sono i requisiti di organizzazione di cui deve essere dotato il gestore del contante?
Il gestore del contante deve innanzitutto disporre di:

• Adeguate risorse tecnologiche per l’utilizzo delle apparecchiature automatiche per il trattamento delle monete. A tal fine è indispensabile che il gestore del contante utilizzi solo ed esclusivamente apparecchiature ”compliance” cioè presenti nell’elenco delle macchine idonee pubblicato sul sito della Commissione Europea;
• Idoneo contratto di manutenzione delle apparecchiature che garantisca l’utilizzo delle macchine secondo gli standard di fabbrica e con modalità di funzionamento corrispondenti ai dati pubblicati nella lista delle apparecchiature;
• Personale qualificato e formato attraverso specifici corsi.
• Un manuale di procedure sulle diverse fasi del processo di trattamento delle monete, con l’indicazione delle relative responsabilità degli addetti.

Il personale dovrà essere informato sulle procedure e dovranno essere predisposti controlli interni per rilevare prontamente eventuali anomalie. In quest’ambito va effettuata la registrazione di tutte le fasi del processo di contazione, autenticazione e custodia  delle monete, dalla presa in carico alla reimmissione in circolazione, per consentire la tracciabilità lungo tutta la filiera e la riconducibilità dei valori all’Ente proprietario.
I gestori che esternalizzano il trattamento di autenticazione delle monete devono valutare le capacità professionali e l’idoneità organizzativa dei soggetti incaricati, i quali saranno poi sottoposti a verifiche annuali.

Cosa fare delle monete non adatte alla circolazione e di quelle sospettate di essere false?
Il confezionamento delle monete autenticate deve avvenire in rotolini mono-taglio contenenti da 25 a 50 pezzi ciascuno a seconda del taglio. La carta avvolgimonte dovrà riportare la dicitura “monete autenticate”, la denominazione del gestore del contante, il taglio, la data del controllo e la quantità contenuta
Per quanto attiene alle monete non adatte alla circolazione e alle monete sospette di falsità, i gestori dovranno inviarle al C.N.A.C per il rimborso o la sostituzione. Allo scopo saranno racchiusi in base al taglio in sacchetti sigillati e integri, ognuno con un numero prefissato di monete, accompagnati ciascuno da un verbale di ritiro. Le monete sospette di falsità dovranno, tra l’altro, essere consegnate senza scritte sui sacchetti che ne rivelino il contenuto.

Ha un costo la consegna al CNAC delle monete non adatte alla circolazione?
Verrà applicata una commissione pari al 5% del valore nominale delle monete inviate al CNAC, che sale di un ulteriore 15% se nel caso in cui CNAC debba procedere a successivi controlli. L’importo verrà detratto dal valore delle monete da rimborsare al gestore. In caso di monete trattate con sostanze pericolose non segnalate a cura del gestore, che richiedano l’utilizzo di mezzi di protezione e attrezzature specifiche per il trattamento, le commissioni sono elevate di un ulteriore 20%. Una stessa maggiorazione verrà applicata in caso siano presenti, tra le monete sospette di falsità, monete autentiche anche se non adatte alla circolazione. Non verranno rimborsate al gestore, invece, e saranno distrutte le monete consegnate come non adatte alla circolazione che risultassero volontariamente alterate. I rimborsi vengono affettuati tramite le Filiali di Tesoreria dello Stato.

Con quale tempistica dovranno essere inviate al CNAC le monete sospette di falsità e quelle non adatte alla circolazione? 
Contrariamente alle norme precedenti, che prescrivevano l’invio “senza indugio” delle monete sospette di falsità al Poligrafico dello Stato (D.M. Economia e Finanze 1 marzo 2002 art.2 c. 2, abrogato), il nuovo decreto stabilisce la trasmissione sollecita di tali monete al CNAC entro il ventesimo giorno lavorativo successivo a quello in cui le stesse monete sono state individuate. Le monete non idonee alla circolazione dovranno invece consegnate con cadenza trimestrale.

Come si svolge la procedura dei controlli da parte del CNAC?
I controlli nei confronti dei gestori mirano, tra l’altro, alla verifica dell’assetto organizzativo, compreso l’addestramento del personale, alla verifica della conformità e del funzionamento delle apparecchiature, ecc. Nel corso dei controlli gli incaricati del CNAC possono chiedere l’esibizione di documenti ed effettuare verifiche sulle monete trattate. Le risultanze dell’ispezione verranno comunicate al gestore entro 60 giorni dalla conclusione degli accertamenti; tale termine potrà essere interrotto dalla necessità di acquisire nuovi elementi informativi. Entro i successivi 15 giorni il gestore potrà rispondere ai rilievi e indicare eventuali misure correttive già adottate o che intende adottare. Qualora invece permangano le irregolarità riscontrate, il CNAC procede con una contestazione formale al gestore, il quale potrà ricorrere entro 30 giorni presso il Dipartimento del Tesoro del Ministero Economia e Finanze. La mancata osservazione dei termini di comunicazione da parte del CNAC, comportano l’estinzione delle eventuali sanzioni comminate al gestore.

A quanto ammontano le sanzioni?
Le sanzioni previste per l’inosservanza delle disposizioni del decreto vanno da euro 5.000 a euro 50.000, secondo la natura e la gravità della violazione accertata. Il termine della conclusione del procedimento amministrativo, non superiore a 90 giorni, decorre dalla ricezione,  da  parte  della competente Direzione  Generale  del  Dipartimento  del  tesoro   del Ministero dell’economia e delle finanze, della relazione ispettiva, delle considerazioni formulate dal gestore del contante e della contestazione formale. Dopo la comunicazione del decreto sanzionatorio, il gestore può proporre opposizione secondo i termini previsti dalla legge, ma l’opposizione non sospende il pagamento della sanzione.

Ci sono altri obblighi cui è tenuto il gestore nei confronti del CNAC?
L’ultima incombenza che tocca al gestore è la trasmissione per via telematica al CNAC dei dati necessari a monitorare l’attività di ricircolo delle monete. Allo scopo è necessaria l’iscrizione da parte del gestore al portale CASH-IT della Banca d’Italia.

la Redazione