Saltimbanchi al lavoro: il prezzo nascosto del multitasking moderno

Paola Barzaghi, psicologa, esperta di psicologia del lavoro, counselling e coaching, per la rubrica di S News Ben-Essere al Lavoro effettua un’analisi di ciò che il multitasking rappresenta per le persone e per le organizzazioni. Attraverso esempi concreti, riflessioni e riferimenti alla ricerca, l’autrice invita a riflettere sul tema.

Buona lettura!

SALTIMBANCHI AL LAVORO: IL PREZZO NASCOSTO DEL MULTITASKING MODERNO

a cura di Paola Barzaghi

Scenari moderni

Le aziende spesso chiedono alle persone che lavorano di essere multitasking. È una competenza ricercata e valorizzata per quei ruoli che affrontano situazioni dinamiche, interruzioni frequenti o richieste simultanee. Per molti lavoratori quello del multitasking è diventato l’approccio operativo standard non solo alla vita professionale, ma anche alla vita in generale: viene associato alla flessibilità, all’organizzazione, alla capacità di gestire il tempo. Le persone che incontro nel mondo del lavoro, infatti, considerano il multitasking una modalità idonea per garantire produttività ed efficienza, ma riportano al contempo un senso di stanchezza e soverchiamento. Con la diffusione dello smart working è stata particolarmente stressata la capacità di tenere insieme la sfera professionale con l’ambito personale e domestico, soprattutto quando spazi di lavoro e spazi familiari sono andati a coincidere. La percezione di molti è quella di essere saltimbanchi poco efficienti, presi da un considerevole lavorio mentale fatto di domande, di to do list improbabili, di visioni anticipatorie di eventi e incastri in agenda per non farsi sfuggire qualcosa. Fa capolino la frustrazione, in barba al tanto desiderato benessere al lavoro…

Hai lavato l’auto?

In un recente post su Linkedin la psicoterapeuta Nicoletta Cinotti, esperta di mindfulness, scrive che la dispersione in mille rivoli dell’attenzione comporta la perdita di focus e di energia. Ecco il racconto della sua esperienza: una mattina d’estate decide di lavare l’auto, scende per farlo, ma vede la cassetta postale e torna in casa per prendere le chiavi che le permettono di recuperare la posta. Una volta rientrata, nota le tazze della colazione ancora sul tavolo e le ripone in lavastoviglie. Mentre fa questo, le suona il telefono, risponde, parla con l’interlocutore diversi minuti e, messe le cuffie, continua a riordinare. Una volta chiusa la chiamata, finisce di sistemare e ricorda di voler lavare l’auto prima che sia troppo caldo. Scende di nuovo e sovviene di aver lasciato in casa le chiavi per la posta e quindi torna a prenderle. Apre la cassetta e trova una comunicazione dell’assicurazione che non le torna. Decide di chiamare il numero verde per chiarire la questione. Guarda l’orologio e si accorge che è passata più di un’ora: non ha ancora lavato la macchina, è esausta come se ne avesse lavate tre, ed è convinta di aver ottimizzato il tempo!

A questa lettura forse avrai sorriso anche tu, ritrovandoti nell’illusione di efficienza che il multitasking regala ad ognuno. Secondo Cinotti il rimedio alla dispersione dell’attenzione consiste nel fermarsi e riflettere, dandosi priorità rispetto a ciò che conta davvero all’interno di una giornata.

E la ricerca cosa dice?

Da qualche tempo, gli studi e le ricerche nel campo della psicologia hanno messo in evidenza che il cervello umano è meno cablato per il multitasking, rispetto a quanto si pensi, e che le performances cognitive del multitasking presentano limiti qualitativi. Vediamo qualche esempio:

• quando ti senti in pieno multitasking forse stai alternando rapidamente compiti diversi, cioè stai facendo task-switching, un veloce passaggio da un’attività all’altra che aumenta la possibilità di errore nei compiti che stai svolgendo e che è molto costoso a livello di risorse cognitive (E. Miller 2018); oppure stai facendo back-tasking (es. cammini su un percorso noto e stai pensando a come risolvere un problema). La tua prima attività è automatizzata, non richiede attenzione cosciente continua, mentre la seconda vuole l’impiego di risorse cognitive di qualità. Ovviamente se la prima attività si complica per via del contesto, non può più procedere in background e va a interferire e limitare la riuscita della seconda attività (es. devi attraversare un incrocio trafficato, quindi non pensi più lucidamente al tuo problema).
• Quando guardi la TV mentre chatti o navighi su internet hai meno capacità di filtrare le informazioni, meno memoria, fai più fatica a tenere a mente le informazioni in modo ordinato rispetto a chi si concentra su una sola tra le attività citate. In altre parole, usare diversi media contemporaneamente peggiora la prestazione cognitiva (C. Nass, 2013).
• Quando processi più stimoli insieme il cervello si trova in difficoltà: l’attenzione è una risorsa limitata e selettiva. Nell’esperimento del gorilla invisibile (D. Simons 2010) i partecipanti guardano un video con il compito di conteggiare i passaggi di palla che un gruppo di giocatori effettua. Nel video, ad un certo punto, appare un individuo vestito da gorilla ma, interrogati a posteriori su questo, oltre la metà dei partecipanti riferisce di non averlo visto.
• Quando cerchi di monitorare più attività contemporaneamente, è possibile che si crei un sovraccarico mentale e che il sistema interno vada ad aumentare i livelli di cortisolo, l’ormone dello stress (S. Bond Chapman 2013).

Suggerimenti pratici

Il multitasking può essere una competenza utile se accompagnata dalla consapevolezza che svolgere due attività insieme o passare da un compito all’altro può essere veramente dispendioso. È sicuramente una trappola nella quale è facile cadere: sebbene venga percepito come una forma di efficienza, può ridurre le prestazioni e indurre malessere. Quali possono essere allora le strategie a tutela del benessere e della prestazione, quando lavori e tenti di tenere insieme più fronti aperti? Ecco nove opzioni.

1. Fai delle scelte! Scrivi 10 cose che vuoi fare oggi. Se sono troppe, stabilisci delle priorità. Se sono poche, dedica il tempo giusto senza perfezionismo. Poi verifica come è andata (N. Cinotti).
2. Definisci la fine. Senza limiti il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile. Se sai che devi concludere le attività lavorative entro un orario definito, avrai più concentrazione e più risultati.
3. Mettiti all’opera su un compito per volta! Il single-tasking è promosso come pratica per migliorare la salute del cervello e l’efficienza mentale (S. Bond Chapman).
4. Dedicati ad un deep work, cioè ad attività professionali significative, profonde, che chiedono concentrazione e consentono di produrre risultati di alta qualità (C. Newport).
5. Evita il lavoro superficiale, come controllare le e-mail ogni 5 minuti o come partecipare a riunioni inutili che danno solo l’illusione di essere performanti (C. Newport).
6. Riduci la connessione: l’uso del web e dei social media è fonte di distrazione. Non considerarlo come un modo di passare il tempo. Rivaluta questo mezzo alla luce di obiettivi precisi e rilevanti.
7. Limita la tua disponibilità. Essere sempre reperibili è dispersivo e snervante. Considera che le tue risorse sono esauribili e hai bisogno di ricaricarti.
8. Impara a dire no. Spesso dici sì per educazione e ti impegni in situazioni dalle quali è difficile svincolarti. Valuta bene prima di accettare richieste di attività o di essere coinvolto in riunioni o progetti.
9. Accetta la noia e godi della solitudine: stare da soli con se stessi può essere fonte di crescita interiore.

Conclusioni

Il multitasking è un’aspirazione più o meno nascosta comune, che consente, almeno a livello di desiderio di essere efficienti, capaci, produttivi, sul pezzo. Questo approccio alla vita professionale e personale, però, ha un costo elevato in termini di risorse cognitive e di prestazione: richiede molta energia e comporta la dispersione dell’attenzione.

La strada proposta a tutti coloro che si percepiscono come saltimbanchi poco efficienti è quella di trovare un mix di strategie che tutelino il benessere e la prestazione: distinguere cosa è importante da cosa lo è meno, concentrarsi su un compito per volta, definire un tempo di fine lavori, evitare le distrazioni, occuparsi di attività che abbiano un significato.

Bibliografia

Chapman, S. B., Make Your Brain Smarter: Increase Your Brain’s Creativity, Energy, and Focus, 2013.
Miller, E. K., The myth of multitasking, 2018.
Newport C., Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, 2020. Simons, D., The Invisible Gorilla, 2010.

CHI È PAOLA BARZAGHI

Da più di 20 anni si dedica alla psicologia del lavoro, all’interno di diverse organizzazioni nelle quali ha seguito i processi di selezione, formazione e sviluppo. Tuttora si occupa di benessere organizzativo e di sviluppo professionale del personale in una grande università pubblica. Come psicologa che opera anche a livello individuale, aiuta le persone con percorsi di sostegno e crescita, attraverso gli strumenti del counseling e del coaching. Propone, infine, docenze su temi psicologici e conferenze per divulgare la psicogenealogia, un metodo che consente di affrontare quei blocchi di vita relazionale e lavorativa che hanno origine transgenerazionale.