Digitronica.IT: applicativo web-based per rendere smart la gestione visitatori
Quando si parla della crescita di un’azienda, il pensiero si concentra sempre sugli stessi punti: l’aumento del fatturato e degli utili, il consolidamento dei rapporti con clienti e fornitori e l’importanza della comunicazione. Sebbene questi aspetti siano fondamentali, spesso si dimentica che l’azienda possiede anche asset, informazioni e beni cruciali per la crescita stessa e proteggerli deve essere una priorità per continuare a innovare e svilupparsi.
La sicurezza va perseguita sotto ogni punto di vista, ne è un esempio il processo di gestione dei visitatori in azienda. Il flusso di persone in entrata e in uscita solleva questioni delicate, soprattutto quando diventa intenso e diversificato. Sapere esattamente chi è presente e per quanto tempo offre vantaggi considerevoli, ma per garantire una verifica ottimale non si possono creare code e attese infinte. Per rispondere a questa esigenza, Digitronica. IT ha sviluppato una soluzione estremamente smart e adattabile alle necessità delle singole aziende: l’applicazione modulare PhotoGuest, software che consente una gestione intuitiva dei visitatori, eliminando i rallentamenti nelle procedure.
DIGITRONICA.IT: IL PROCESSO DI GESTIONE VIRTUALE DEI VISITATORI
Una piattaforma web based, flessibile e user friendly, realizzata per l’informatizzazione centralizzata, l’automazione e lo snellimento dei flussi dei visitatori nelle sedi aziendali: questo è PhotoGuest, che, attraverso i suoi tre moduli di
- accreditamento visitatori,
- prenotazione visite e
- virtual reception,
permette di gestire in tempo reale tutte le fasi dell’esperienza di un ospite in azienda, dall’invito fino al congedo.
LA REALIZZAZIONE DELLA SOLUZIONE DIGITRONICA.IT PER LA GESTIONE DEI VISITATORI
Nella pratica, l’applicativo concepito da Digitronica.IT permette al personale abilitato di creare e gestire le prenotazioni delle visite programmate direttamente nel sistema, mentre i visitatori possono registrarsi autonomamente una volta arrivati in azienda. Utilizzando tablet o totem posti alla reception, l’ospite può inserire i propri dati personali e il codice invito ricevuto via mail dal referente che ha creato la visita. Inoltre, il visitatore può visionare eventuali contenuti multimediali, questionari, moduli informativi proposti come ad esempio privacy, safety e confidenzialità. Una volta completato il check-in, l’ospite può incontrare il suo referente e, al termine dell’incontro, viene registrato nel sistema come “congedato“.
Un esempio di funzionamento semplice, immediato e automatizzato, che permette di tenere traccia costante della visita e che ogni azienda può adattare alle proprie esigenze. Ma, a prescindere da come si decida di declinarlo nello specifico, i benefici di questo sistema sono comunque evidenti e valorizzano l’immagine aziendale.
I BENEFICI ASSICURATI DAL SOFTWARE DI DIGITRONICA.IT
Ecco i vantaggi garantiti dall’applicativo PhotoGuest:
- Sicurezza a un livello superiore. Conoscere, in ogni istante, gli spostamenti dei visitatori e le tempistiche dell’incontro aumenta la sicurezza e agevola la gestione delle emergenze: identità e posizione dei presenti in azienda sono visibili in real time attraverso il software;
- Ottimizzazione dei tempi. Programmazione calendarizzata delle visite, eliminazione delle code e possibilità di agire anche sulle sedi non presidiate fisicamente: accedere nell’azienda non è solo più sicuro, ma anche più rapido;
- Risparmio. Grazie alla modalità in self check-in e l’automatizzazione dei processi si ottiene un abbattimento dei costi;
- Gestione oculata delle informative. Il software, conservandole nel suo database, gestisce scadenze, rinnovi e aggiornamenti delle varie informative, tutelando l’azienda nel rapporto con i suoi visitatori;
- Versatilità. L’applicativo è personalizzabile secondo le proprie esigenze, anche per tutte le aziende che necessitano di ampliare il concetto di gestione visitatori a un controllo smart degli ingressi e delle uscite dei trasporti.
